書類と電子媒体の施錠保管に使う鍵付きキャビネットの選び方

顧客の名簿、契約書、給与明細、健康診断の結果。オフィスにも自宅の作業机にも、外へ出てはいけない紙が積み上がります。バックアップを取ったUSBメモリや外付けドライブも同じです。これらを机の上や引き出しに置いたままにしておくと、来客や清掃、同居者、あるいは空き巣の手が届く範囲に個人情報が置かれていることになります。鍵付きキャビネットは、この状態を解消するための道具です。この記事は、書類や電子媒体の施錠保管を整えたい小規模事業者と在宅勤務者に向けて、鍵付きキャビネットを選ぶときの軸を、金庫との違い、施錠方式、扉と引き出しの形式、転倒防止、鍵の管理まで整理します。なお本記事はアフィリエイトリンクを含みます。紹介する製品の防犯効果や適合性を保証するものではなく、購入判断はご自身と設置環境に照らしてお願いします。詳細は広告およびアフィリエイトについてをご覧ください。

施錠保管が求められる根拠#

個人情報取扱事業者には、取り扱う個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる義務があります。個人データとは、データベースなど検索できる形に整理された個人情報を指すため、まずは自社のどの書類やファイルがこれに当たるかを確認するところから始まります。個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」は、講ずべき安全管理措置を組織的、人的、物理的、技術的の四つに分け、物理的安全管理措置の手法の例を示しています。その中の「機器及び電子媒体等の盗難等の防止」には、個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体、個人データが記載された書類等を、施錠できるキャビネットや書庫等に保管する、という記載があります。あわせて、情報システムが機器のみで運用されている場合は、その機器をセキュリティワイヤー等により固定するという例も挙げられています。

紙の書類が対象に含まれている点は見落とされがちです。情報漏えいの対策というとネットワークやパソコンの話に寄りがちですが、ガイドラインが挙げる物理的安全管理措置は媒体を選びません。名簿を印刷したまま机上に残せば、権限のない人の目に触れる状態が続きます。なお、ガイドラインに並ぶこれらの記載は手法の例示であり、どこまでの措置が必要かは、扱う個人データの性質や量、事業の規模に応じたリスクの評価によって決まります。

IPAの中小企業向けのガイドラインに載っている自社診断の項目にも、同じ趣旨のものがあります。紛失や盗難を防止するため重要情報が記載された書類や電子媒体を机上に放置せず書庫などに安全に保管しているか、退社時にノートパソコンや備品を施錠保管するなど盗難防止対策をしているか、という設問です。どちらも特別な投資を求める内容ではなく、しまう場所を用意して鍵をかけるという運用の話です。

個人情報保護法が事業者に何を求めているかの全体像は、次の記事で扱っています。

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個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」(平成28年11月、令和8年6月一部改正)は、別添の講ずべき安全管理措置の内容で、物理的安全管理措置の一項目として「機器及び電子媒体等の盗難等の防止」を挙げ、手法の例示として、個人データを取り扱う機器、個人データが記録された電子媒体又は個人データが記載された書類等を、施錠できるキャビネットや書庫等に保管すること、個人データを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は当該機器をセキュリティワイヤー等により固定することを記載しています。

金庫とキャビネットは守る対象が違う#

鍵をかけて保管する道具というと金庫が思い浮かびますが、目的が異なります。金庫は、火災の熱から中身を守る耐火金庫と、こじ開けや持ち去りに耐える防盗金庫に分かれ、それぞれ試験にもとづく等級で性能が示されます。どちらも所定の性能を出すために厚く重く作られており、そのぶん容量あたりの価格と重量が大きくなります。想定される用途は、替えのきかない原本や現金、復元に必要な情報といった少量の重要物の保管です。

キャビネットは、日々出し入れする書類や媒体をまとめて収め、使わない時間帯に鍵をかけるための道具です。等級で示される耐火性能や防盗性能は基本的に持ちません。薄い鋼板の箱であり、時間と工具をかけられれば壊せます。それでも意味があるのは、想定している脅威が違うからです。オフィスや自宅で現実に起きやすいのは、金庫破りではなく、置きっぱなしの書類を通りすがりに見られる、来客中に持ち去られる、といった機会型の事象です。施錠しておくことで、こうした機会を減らせます。一方で、鍵を持つ人による持ち出しや、箱ごとの持ち去り、工具を使った破壊までは防げません。

したがって選び方は、どちらか一方ではなく分担になります。原本や復元情報は耐火金庫へ、日常的に扱う書類と電子媒体は鍵付きキャビネットへ、という組み合わせです。耐火時間の区分や防盗のグレードといった金庫側の見方は、次の記事で整理しています。

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施錠方式で選ぶ#

鍵付きキャビネットの施錠方式は、大きく三つに分かれます。誰が開けるか、鍵を何本用意するかによって、向き不向きが変わります。

シリンダー錠は、鍵を持つ人だけが開けられるという分かりやすさが利点です。管理職だけが開ける書庫や、部門をまたいで共有しない保管庫に向きます。弱点は鍵そのものの管理で、合鍵が何本あってどこにあるかを把握していないと、施錠していること自体が形だけになります。オフィス家具では鍵に刻印された番号で追加の鍵を注文できる製品があり、その場合は番号の扱いと注文時の本人確認の条件を、購入前にメーカーの案内で確認しておきます。

ダイヤル錠とプッシュボタン錠は、番号を共有すれば複数人で使えるため、日々の出し入れが多い場所に向きます。番号を変更できる製品なら、担当者が変わったときに錠を交換せずに切り替えられます。購入時は、番号が変更できる方式かどうかを確認しておくと、後の運用が楽になります。番号が固定の製品では、開けるところを見られない位置に置くといった運用で補います。

電子錠やICカードで開ける製品もあります。誰がいつ開けたかの記録が残るものもあり、複数人が同じ書庫を使う環境では有効です。ただし電池切れのときの開け方を確認しておかないと、いざというときに開かない事態が起きます。非常用の物理鍵が付属するか、その鍵をどこに保管するかまで含めて選びます。

扉と引き出しの形式で選ぶ#

収納の形式も、使い勝手と安全性の両方に効いてきます。代表的なのは、両開きの扉、引違いの扉、引き出し式の三つです。

両開き扉は庫内を一望でき、背の高いファイルも入れやすい形式です。扉を開くための前面スペースが要るため、通路の狭い場所には向きません。引違い扉は前面スペースを取らない代わりに、片側ずつしか開かないため出し入れがやや手間になります。ガラス戸の製品は中身が見えて便利ですが、個人情報を入れる用途では中身が外から見えること自体が難点になります。

引き出し式は、書類を立てて並べたまま取り出せるため、頻繁に参照する書類に向きます。ここで確認したいのが、複数の引き出しを同時に開けない仕組みの有無です。上下の引き出しを同時に引き出すと重心が前へ移り、本体が倒れることがあります。日本オフィス家具協会の製品安全基準のガイドラインは、収納家具の試験項目としてJIS S 1033にもとづく二重引出し防止装置試験や、引き出し用のロックとラッチ機構の強度試験、ロックとラッチ機構の耐久性試験を挙げています。同ガイドラインが示す使用上の注意にも、引き出しは1段ずつ引き出すこと、複数の引き出しを同時に引き出すと倒れてけがをすることがあるという記載があります。ただしこれは業界の自主基準であり、すべての製品がこの試験を経ているとは限らないため、製品ごとの仕様欄で確認します。

施錠の単位も見ておきます。引き出しごとに鍵がかかる製品と、上部の一箇所で全段をまとめて施錠する製品があります。書類の種類ごとに開ける人を分けたいなら前者、日々まとめて閉めるだけなら後者が扱いやすくなります。

転倒防止と設置の条件#

鍵付きキャビネットは、中身が重くなるほど倒れたときの危険が増します。設置のしかたは安全の問題であり、施錠と同じくらい先に決めておく事項です。

日本オフィス家具協会が2018年4月に公表した業界の自主ガイドラインは、収納家具の転倒防止基準として、2段重ね以上の場合は上下左右を連結すること、そして奥行きBを高さHの平方根で割った値が4以下になる場合は収納同士を連結するか床や壁へ固定することを示しています(BとHの単位はセンチメートル)。これは法令による一律の設置義務ではなく、業界が定めた目安です。実際の施工では、購入した製品の取扱説明書と施工要領が優先します。背が高く奥行きの浅い家具ほどこの値は小さくなり、固定が必要になるという関係です。たとえば高さ180センチメートル、奥行き40センチメートルの書庫なら、40を180の平方根(およそ13.4)で割った値はおよそ3.0となり、固定が必要な範囲に入ります。

東京消防庁が令和6年1月に発行した「家具類の転倒・落下・移動防止対策ハンドブック」は、家庭の家具に加えて事務所内のキャビネットやロッカーも対象にしており、固定の方法や配置のしかた、対策器具の選び方を図つきで説明しています。巻末には住まい用と職場用のチェックリストが付いているため、購入前に読んでおくと、必要な固定金具の種類を含めて計画できます。

固定の実務では、取り付け先の材質が壁掛けと同じ問題になります。石膏ボードだけの壁にネジを打っても十分な保持力は出ません。下地の位置を探すか、壁を傷つけられない賃貸ではポール式の器具や粘着マットを組み合わせます。オフィスビルで壁面に穴を開けられない場合は、家具同士の連結と、背の低い製品を選ぶという設計で対応します。

在宅勤務での保管#

自宅で仕事をする場合も、会社の書類や個人情報を扱うのであれば、保管の考え方は同じです。違うのは、同居者や来訪者という会社にはない要素が加わることと、置ける場所が限られることです。

現実的な選択は、大きな書庫を入れるのではなく、A4の書類が入る鍵付きのボックスを一つ用意することです。仕事で使う書類、社用のUSBメモリや外付けドライブ、業務用の端末をまとめて入れ、離席時と終業時に施錠します。持ち運べる大きさの製品を選ぶ場合は、箱ごと持ち去られる余地が残るため、机の脚や柱にワイヤーで固定できるかも見ておきます。

保管とあわせて、不要になった書類の処分も決めておきます。会社では溶解処理や業者回収の仕組みがあっても、自宅にはありません。持ち帰った書類を家庭ごみに出すと、そこから情報が出ます。裁断して捨てるか、返却して会社側で処分するかを、業務のルールとして決めておく必要があります。

家庭で紙を処分するときの選び方は、次の記事で扱っています。

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鍵そのものをどう管理するか#

鍵付きの家具を買っただけでは、施錠保管は完成しません。運用でつまずく箇所は三つあります。

第一に、鍵の所在が決まっていないことです。誰でも取れる場所に鍵を置いておけば、施錠していないのと変わりません。鍵の保管場所を決め、誰が持つかを一覧にします。合鍵の本数も数えておきます。鍵の刻印番号で追加の鍵を注文できる製品では、番号を外から見える形で放置しないことも併せて確認します。

第二に、初期の番号を変えないことです。番号を変更できるダイヤル錠やプッシュボタン錠では、設置した時点で説明書に従って推測されにくい番号へ変えます。誕生日や住所の一部、連番は避けます。

第三に、人が変わったときに切り替えないことです。担当者の異動や退職があったときに、番号の変更や鍵の回収を行わないと、施錠されているつもりの書庫を元担当者が開けられる状態が続きます。退職時の手続きに、鍵の返却と番号の変更を項目として入れておきます。

用途別の選び方#

用途ごとに、優先する条件を整理します。

事務所で複数人が日々使う書庫であれば、番号を変更できるダイヤル錠の両開き扉が扱いやすく、床や壁への固定を前提に高さのある製品を選べます。部門ごとに開ける人を分けたい場合は、段ごとに施錠できる引き出し式を選び、鍵の持ち主を段単位で決めます。

管理職だけが扱う人事や労務の書類では、シリンダー錠で開ける人を絞る構成が向きます。合鍵の本数を最小にし、保管場所を限定します。中身が見えないよう、ガラス戸ではなくスチールの扉を選びます。

在宅勤務であれば、A4が入る鍵付きのボックスを一つ用意し、机の下や棚の中に固定して使う構成が現実的です。持ち去りを防ぐワイヤーの併用と、不要になった書類の処分方法を併せて決めておきます。

バックアップ媒体を保管する場合は、一般的なキャビネットに耐火や防水の性能がない点に注意します。火災や水害への備えとしては、耐火金庫での保管や、離れた場所への複製が別に要ります。保管の環境条件は媒体によって異なるため、メーカーが示す温度と湿度の範囲を確認します。ハードディスクや磁気テープのような磁気で記録する媒体では、強い磁界を発生する機器のそばを避けることも確認事項に入ります。媒体を廃棄するときの消去の考え方は、次の記事で整理しています。

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まとめ#

鍵付きキャビネットは、日常的に扱う書類と電子媒体を、使わない時間帯に手の届かない状態へ戻すための道具です。個人情報保護委員会のガイドラインは、物理的安全管理措置の手法の例として施錠できるキャビネットや書庫への保管を挙げています。あくまで例示であり、必要な措置の範囲は扱う個人データのリスクに応じて判断しますが、家具の選定と日々の運用で対応できる部分がここに含まれます。

選ぶときは、金庫との役割の違いを踏まえたうえで、使う人数と頻度に合った施錠方式、出し入れのしかたに合った扉と引き出しの形式、そして設置場所に合った固定の方法という順で決めていきます。引き出し式では二重引出し防止装置の有無を、背の高い製品では床や壁への固定を確認します。

購入後に決めておく事項が鍵の管理です。合鍵の所在、初期番号の変更、人が変わったときの切り替え。この三つを決めておかないと、鍵の付いた箱があるだけで、中身は守られません。